Bir Firmanın En Değerli Varlığı

Nedir bir firmanın en değerli varlığı? İşletmelerdeki makineler mi, binalar, demirbaşlar mı ya da araçlar mı? Nedir en değerli varlık?

Bana göre en değerli varlıkları verileri ve bilgileridir. Çoğu zaman, veri ve bilgi aynı şey deyip geçeriz. Aslında farklı kavramlardır. Veri; bilginin işlenmemiş, yani ham halidir. Bilgi ise verilerden çıkarılan sonuçtur.

Kısa bir kavram açıklamasından sonra gelelim asıl konumuza. Veri ve bilgi günümüz koşullarında firmaların en değerli varlıklarıdır. Peki, bunlara ulaşmak konusunda sıkıntı yaşarsak ne olur? Şimdi bir düşünelim: Küçük ölçekli ya da büyük ölçekli ya da ufak bir şahıs firmanız var. Tüm muhasebesel işlemleriniz bir bilgisayarda ya da sunucuda kayıtlı. Muhasebe verileri sadece bir örnekleme. Mutlaka birçok farklı uygulamalarınız vardır. Her şey yolunda gidiyor. Tüm verilere ulaşıyorsunuz. İşlemlerde bir aksama yok. Faturalar kesiliyor. Borcunuz alacağınız takip ediliyor vs..

Müşterilerinizin hesap dökümlerine bakmak istediniz. Bir anda karşınıza arka planı mavi olan ve üzerinde size bir anlam ifade etmeyen, garip karakterlerden olaşan bir ekran çıktı mı? Çoğumuz biliriz ki mavi ekran çıktığı zaman bir sorunla karşı karşıyayız demektir. Derin bir nefes alıp bilgisayarınızı kapatıp açtınız. Kullandığınız programı tekrar çalıştırdınız ve sonuç değişmedi ve hata ekranı ile yine karşılaştınız. Düşünün aylarca, beklide yıllarca kullandığınız bilgilere ulaşamıyorsunuz. Ne müşteri isimleri ne borçları ne alacakları.. Hiç bir bilgi yok… Ne yapardınız?

"Keşke şunların bir yedeğini alsaydım?" mırıldanmaları başlar. Belki de yedeğiniz var ama ne zaman alındı bu yedek! Belki bir kaç hafta ya da bir kaç ay öncesi. Sanırım böyle bir durumda, kimse üç beş dakika koltuktan kalkamaz. Sonrası, hepimizin bileceği gibi kâbus dolu saatlere hatta günler.

Hâlbuki çok basit bir uygulama ya da program ile verileri güncel ve hızlı bir şekilde yedeklense, bu tip sıkıntılar yaşandığı an keşkelere fazla fırsat vermesek, güzel olmaz mı?

Yedekleme işlemlerinin nasıl yapılması gerektiği hususuna bir konuya da değindikten sonra döneceğim.

Yedekleme konusunda bakış açımızı biraz daha genişletmek gerekir. Düzenli ve güncel yedek almak herhangi bir veri ya da bilgi kaybında işlerimizin aksamaması için gerekli olan ilk adım. Yedek almak kadar, yedekten geri dönme süreleri de oldukça önemlidir.

Yedekleme politikalarımızı nasıl belirleyeceğiz?

• 1. Firmanızda değişen ve devamlılığı olan vazgeçilmez bilgiler nelerdir?
  Kullanıcıların özel dosyaları, aynı ortama alınmış kopya bilgiler vs. buların ayrımının yapılması, hızlı yedek alınması ve yedeklerden geri dönme konusunda önemlidir.
• 2. Bir sorun oluştuğunda, ne karar bir verinin kaybını göze alabiliriz. Toleransımız nedir?
  Diyebilirsiniz ki benim çok fazla değişen verim yok. Bir hafta önceye dönülse yeterlidir ya da benim verilerim çok önemli günde bir veya iki kez yedekleme yapılması gerekir.
• 3. Bu verileri ne kadar sürede kullanılabilir hale getirebiliriz?
  Bir sorun oldu ve sizin bir saat içinde işlem yapabilir hale gelmeniz gerekli. Aksi takdirde firma olarak zarara uğrayacaksınız. Ya da bir günde olsa beklerim.
• 4. Verileri kaç değişik ortamda saklamalıyız?
  Verilerin saklandığı ortam kesinlikle aynı sunucu, bilgisayarda takılı başka bir disk ya da herhangi bir medya olmamalıdır. Mümkünse ayrı bir bilgisayar ve sunucuya alınmalıdır. Ayrıca NAS diye tabir ettiğimiz disk ortamlarına da bu veri ve bilgilerin bir kopyası alınmaları gerekir. Ayrıca farklı bir disk ortamı veya kartuşlara bir kopya daha gönderilerek farklı bir lokasyonda saklanabilir.
• 5. Aldığım yedekler gerçekten sağlıklı ve tutarlı mı?
  Yedek almak işin başlangıcıdır. Alınan yedeğin sağlıklı olup olmadığının da test edilmesi gerekir. “Nede olsa yedek alınıyor, bir şey olmaz demek yerine”, belirli aralıklarla bu yedeklerin sağlıklı olup olmadığının da testinin yapılıp sağlam olduğu tespit edilmelidir.

Yukarda kısaca bahsedilen beş maddeye vereceğiniz cevaplara göre yedekleme politikanızı belirleyebilir, herhangi bir sorun çıktığında minimum hasarla günü kotarmış olursunuz.

Tekrar vurgulamak isterim: “Çağımızda, bilgi çok önemlidir”. Alacağımız basit bir önlemle, keşke diyeceniz ve çok üzüleceğiniz bir durumdan kurtulmuş olursunuz.