Toplantı Katili : Verimsiz Bir Toplantı İçin Başucu Kılavuzu - 1

İş yaşantımızın olmazsa olmazı elbette iş toplantılarıdır. Küçük bir mağazadan dev şirketlere kadar tüm işletmelerde değerlendirme yapmak, motivasyon sağlamak, strateji belirlemek vb amaçlarla yapılan toplantılar, maalesef çoğunlukla hedefine ulaşmayan zaman kaybı haline dönüşebiliyor.

Bu yazı serisinde, sizlere bir toplantıyı baştan sona katletmenin tüm ipuçlarını vereceğim. Hadi başlayalım.

1. Toplantıya bir isim vermeyin.

Toplantıya bir isim vermek toplantının amacını, toplantıya katılanların neye dikkat etmesi gerektiğini, hazırlık yapmaları gereken konu başlıklarını hatta toplantıda ne konuşacaklarını bile tahmin etmelerini sağlar. Vereceğiniz isim “satış değerlendirme toplantısı” olursa, satış temsilcileri raporlarını özetleyerek toplantıya gelirler, bu da verimli bir toplantı yapmanıza neden olur. Hiç istemeyeceğimiz bir durum..

2. Toplantıya katkı sağlayacak kişileri değil, herkesi davet edin.

Evet, evet herkesi davet edin. Çünkü siz iyi bir yöneticisiniz ve herkesin sizi dinlemesi, not alması, “yapma” dediğiniz her şeyi işitmesi ve kendine çeki düzen vermesi gerekiyor. Alakasız insanların bulunduğu bir toplantı, her şeyin allak bullak olması, laf kalabalıkları arasında ana konunun kaybolması, “benim ne işim var burada” diyen çalışanların uyuması ya da kalemleriyle oynamaları gibi çok sağlam bir kaos ortamını oluşturabilir. İşte bu nedenle toplantıyı katletmek için en sağlam yöntemlerden biridir.

3. Toplantıya başlarken toplanma amacını ve içeriğini açıklayan bir giriş yapmayın.

Hele hele bunları açıklayan bir sunumla toplantıya girmeyin. Amaç ve içerik bilgisi vermek, düzenli bir toplantı ortamı yaratabilir. İnsanlar nerede ne konuşmaları gerektiğini ve konuştukları konuların amaca uygun olup olmadığını düşünebilirler. Bu da maazallah verimli sonuçlara vesile olabilir, aman dikkat.

4. Toplantı öncesinde herhangi bir hazırlık yapmayın, hazırlık yapılmasını da istemeyin.

Bırakın herkes periyodik olarak aynı gün aynı saatte orada olsunlar. Sizin söylediklerinizi dinleyip, teşekkür etsinler. Hazırlık yapmak konuya önem verildiğine, üzerinde yoğunlaşma ve odaklanmaya ihtiyaç olduğuna işaret eder. Hatta kişilerin kendilerini ifade etmek, rakamlarla konuşmak, stratejiye katkıda bulunmalarına kadar giden karanlık bir yolu açabilir. Ne kadar periyodik, o kadar iyi..

5. Bırakın hep yöneticiler konuşsun.

Konuşmak personelin ne haddine? Orada şefler, orta düzey yöneticiler varken personele konuşmak düşmez. Sadece üstüne düşen görevleri not alıp uygulasın, hatalarını işitsin yeter. Tabii zaman zaman motivasyon sağlanması için numune bazında konuşabilirler, hatta bazen sırtlarını okşayarak bilindik bir “bravo” demekte de hiç bir sıkıntı yok. Yöneticiler ise yalnızca size hitap ederek hatanın kendinde değil, hep bir başkasında olduğuna ikna etmek için uğraşsın. Alın size, istediğiniz sonuçsuz bir var olma savaşı..

Evet toplantı başladı. İsimsiz, nedensiz, alakasız kişilere klişe bir başlangıçla sorular sordunuz ve rakamlar hariç lafı güzafları ettiniz. Bitti sanıyorsanız, bitmedi.

Kaynak : www.guvenbakirtas.com